本文由我口述，ChatGPT-4o 整理文字，再由我潤飾完成。
永續百題挑戰，第二回，抽卡！
我想從「心、人、事、物」這四個角度來分享我的經驗。
心：先釐清自己是用什麼心態出場
第一個一定是「心」，也就是你帶著什麼樣的心態出場。
我覺得當你是新成立的部門，甚至你自己是新人時，更要把自己放在一個「謙卑的學習者」的位置。因為對很多公司來說，永續部門不像總務或會計，是從第一天就存在的組織。你是後來才加入、甚至你做的事情他們從來沒做過。那這時候如果你一開始就用「我要來改變你們」的姿態，很容易遇到阻力。
但如果你用的是：「我來請教你，我想理解你們怎麼做的，我在學習你們的工作邏輯，然後再想辦法看看我們能不能整合出一套方法」這種態度，可以盡量降低一開始的排斥感！
人：從高層到日常，每一層都是關鍵
接著是「人」的層面，可以分 3 個層次。
第一個是「從上而下」的力量要先展現出來。我在做碳盤查的時候，最關鍵的其中一件事，就是辦了一場 Kickoff Meeting，請總裁來致詞。總裁平常幾乎不太出席這種場合，所以當他站出來說：「這是公司未來的重要里程碑」，那個訊號是非常明確的。也請在永續界重要的顧問前輩來幫大家上一小時的課，全公司都要參與這堂課，讓每個人都知道為什麼這件事重要、必須投入。
第二個是「建立基本的通識」。我們給每位盤查小組成員受訓的是最完整的資料清單，而不是刪減過的版本，因為我們不知道誰會看到哪一項突然說：「欸，這個我們公司其實有欸！」這些都是潛藏的資訊，只能靠大家的知識被喚醒。
第三是「營造榮譽感」。很關鍵的一點是那封「請大家交資料」的信怎麼寫。
邀請，不是命令。
這封信怎麼寫我琢磨了非常久，因為很容易陷入一種「上對下」的口氣「要求」對方做一些「額外的工作」，超級容易造成反彈、拖延的情緒，但我們並不希望這樣。
思考許久，我那封信的開場寫的是：
「很榮幸今天能與大家攜手見證公司進入碳管理時代的全新里程碑。」
接著提到總裁在 Kickoff Meeting 上講了什麼、顧問怎麼說，讓即使是一個月後期限到了才匆匆點開這封信的人，也能立刻連回那天的記憶：「啊，那天真的有個大活動，這件事是重要的。」這不是我在交辦任務，而是邀請同事一起來參與一件公司從來沒做過的事，一起完成、一起爭取這個值得驕傲的榮譽。
寫得誠懇外，也要搭配實際動作。比如在各種會議上反覆提起，也在信中、公司布告欄、公司內部電子報上不吝嗇地說一次次點名各部門加以感謝，這才有力道。
事：釐清你要什麼，也理解公司怎麼運作
再來是「事」，也就是你到底要什麼。
你要蒐集什麼資料？格式是什麼？要符合什麼標準、什麼準則？這些都要先弄清楚。你自己不清楚，就沒辦法有效地去問別人。
另外就是，你也要對公司怎麼運作有一個基本的輪廓。像我們公司是醫療儀器代理商，我就知道：我們從國外進貨，會有海運或空運，再到我們倉庫，最後出貨給醫院。這中間每一段都有物流，那做碳盤查的時候，就可以知道：「喔，我可能需要確認哪一段運輸是哪個部門負責的？配合哪家物流？是單獨出貨還是合併出貨？路線怎麼走？」
我們不需要（也不可能）完全懂每一個執行細節，但你要有能力猜到：「可能會有這幾段流程」，這樣在開口問同事時才有對話的基礎，降低被當菜雞罵到臭頭的風險 XD
物：提供支援，也經營日常裡的信任感
最後是「物」，這其實有兩個面向。
一個是你可以實際提供什麼樣的支援。像我在Kickoff Meeting閉門小組會議裡，就去申請了下午茶和便當。因為我知道，這些人不只是來聽課，他們之後要花時間找資料、整理流程、處理那些從來沒紀錄過的東西。這是額外的工作，那我也希望可以給他們一點點額外的好處。
另一個是平常的日常互動。我會在茶水間誇同事：「欸你今天這套衣服很好看欸」，或者是：「你今天便當好香喔，哪家買的？」星巴克買一送一時，我會問：「你喝咖啡嗎？要不要一起？」或者我從家鄉帶來的伴手禮、餅乾，我也會主動分享給同事吃。
這些都是小事，但累積起來，是同事們知道你是「把他們當人看、當朋友愛護」的人，再加上執行工作時謙卑的態度、又時時不忘大聲地感謝他們（畢竟他們也是放下原本的績效工作來幫忙的，當然要讓他們的主管看見不是在鬼混而是有做出成績！），相信會讓你在執行一個全新的、陌生的永續跨部門專案時，過程可以稍微順暢一些！
總結：從心出發，四個層面推動永續協作
- 心：抱持謙卑學習者心態，先理解、再改變。
- 事：清楚知道你要什麼資料，對公司運作有基本認識。
- 人：
- 讓高層公開支持，提升任務重要性認知；
- 提供全員教育，建立基本通識；
- 落實溝通細節，強化團隊榮譽感。
- 物：
- 在制度內給予適度「甜頭」，讓新任務更好入口；
- 在日常中建立關係，讓合作變得自然又真實。
如果你也是公司裡孤軍奮戰的永續推動者，我想對你說：「辛苦了！」。跨部門協作是一條漫漫長路，但也是影響力要被發生，一個最關鍵的起點。
願我們都能走得穩，也走得遠。
這篇文章是我給自己的「永續百題挑戰」第 2 / 100 篇。
挑戰規則：我請 ChatGPT 列出 100 題永續從業人員在實務上可能面對的挑戰與知識議題（但不告訴我），每次隨機抽題，限時 30~60 分鐘內完成思考與輸出。這是一個考驗知識量，練習輸出與反思的過程。
希望我所分享的內容，能幫助到其他永續工作者、或是考慮入行的朋友們！每周一早上 8:00 發布給你。期待在第 100 題時，我們都能看見不同的自己。
下一題見！
Sylvia 日知錄 
發表留言